Archiviazione elettronica e Conservazione sostitutiva
È innanzitutto opportuno distinguere il processo di archiviazione elettronica da quello di conservazione sostitutiva. L´archiviazione elettronica non è disciplinata da alcuna normativa e può essere fatta a uso interno dell´azienda per ottenere i benefici, quale un accesso immediato, semplice e razionale ai documenti.
Per conservazione sostitutiva si intende invece il processo informatico che, attraverso l´impiego della firma digitale e della marcatura temporale, permette alle aziende di archiviare documenti, anche fiscali quali libri contabili e fatture, in formato digitale. A livello tecnologico tra i due processi non esiste alcuna differenza (se non per l´impiego della firma digitale e della marcatura temporale); la differenza sta nel fatto che la conservazione sostitutiva è regolamentata da normative (Decreto del Ministero dell´Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004/ Delibera CNIPA 11/2004) volte garantire nel tempo l´integrità e la leggibilità di un documento informatico.
Obiettivo di un buon sistema di archiviazione elettronica è quello di aumentare l´efficacia e affidabilità nei processi, la riduzione dei costi e risparmio di tempo spesi per la ricerca e la trasmissione dei documenti: l´archiviazione e la consultazione della documentazione nei tradizionali archivi cartacei infatti sono attività laboriose e dispendiose in termini di tempo e di risorse, dal momento che gli utenti devono recarsi all´archivio per prelevare il documento (e non è detto che questo deposito sia collocato tra le mura aziendali), ricercare manualmente il documento, tornare alla propria postazione di lavoro e riporre nuovamente il documento prelevato nell´archivio.
Gli inconvenienti di una gestione obsoleta dell´archivio sono molti: un utente distratto può smarrire il documento oppure riporlo nell´archivio nel posto sbagliato con conseguenze facilmente immaginabili. I documenti non possono essere condivisi da più utenti contemporaneamente e tanto meno consultati via Web, il che è invece possibile quando i documenti sono digitalizzati. Gli archivi tradizionali sono poi più ´indifesi´ rispetto a quelli digitali sia in termini di riservatezza e di accessi indesiderati (password e strumenti di crittografia non sono utilizzabili) che di eventi disastrosi, quali possono essere incendi o alluvioni.
L´archiviazione elettronica è dunque il metodo migliore per superare tutti questi limiti e ottenere risparmi in termini di tempi di archiviazione e di ricerca del documento, maggiore sicurezza negli accessi e ottimizzazione dello spazio fisico (anche qualora non si volessero distruggere gli originali, questi, non dovendo essere più continuamente consultati, possono essere conservati in spazi più ridotti e meno costosi oppure "delocalizzati" trasferendoli fisicamente presso magazzini esterni adibiti alla loro conservazione).
Sistema completo di archiviazione e conservazione Sostitutiva:
Forniamo soluzioni software personalizzate in grado di ottemperare alle ultime normative in materia. I nostri consulenti sono autorizzati e certificati dalle Autorità competenti a rilasciare il manuale completo di tutte le procedure che regolano la fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva.
Progetti di archiviazione sostitutiva:
I nostri esperti sono a disposizione per consigliare alle aziende clienti la modalità migliore per partire con la Conservazione Sostitutiva a norma di legge.
Sistema completo di archiviazione e conservazione Sostitutiva:
Forniamo soluzioni software personalizzate in grado di ottemperare alle ultime normative in materia. I nostri consulenti sono autorizzati e certificati dalle Autorità competenti a rilasciare il manuale completo di tutte le procedure che regolano la fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva.
Progetti di archiviazione sostitutiva:
I nostri esperti sono a disposizione per consigliare alle aziende clienti la modalità migliore per partire con la Conservazione Sostitutiva a norma di legge.
Una precisazione importante: quando si parla di archiviazione elettronica ci si riferisce alla digitalizzazione del documento originale e non alla eliminazione di tutta la carta circolante in azienda. I documenti manterranno una doppia natura ´cartacea´ e ´digitale´: gli utenti avranno sempre necessità di stampare e copiare documenti perché essi hanno ormai acquisito familiarità con il supporto cartaceo che manterrà ancora per lungo tempo la sua ragione di essere.
Contatti
form di richiesta informazioniRichiedi senza impegno, maggiori info sui contenuti della pagina. Un nostro incaricto sarà a Tua disposizione per gli approfondimenti e i chiarimenti che Ti sono necessari.
I campi in grassetto sono obbligatori.